BlogJak efektywnie pracować w CRM2021-10-01 Simpliz Team
Każdego dnia kontaktujemy się z dużą liczbą osób. Są to kontakty bardziej i mniej istotne, ale wszystkie zabierają naszą uwagę i sprawiają że toniemy w nadmiarze informacji. Jak się w tym odnaleźć?
W momencie gdy ilość informacji zaczyna być zbyt duża proponujemy rozpoczęcie korzystania z rozwiązań CRM.
Pamiętajmy jednak że sam system to jednak nie wszystko i warto będzie wdrożyć pewne praktyki pracy i wypracować systematyczność w działaniu. Poniżej opiszę jak my w Simpliz realizujemy to zadanie do obsługi naszych klientów.
Do kontaktów z naszymi klientami wykorzystujemy moduł Simpliz CRM. Moduł ten umożliwia ewidencję takich operacji jak:
- rejestracje osób i firm
- rejestrację aktywności procesowych (np. szansa sprzedaży, obsługa serwisowa, instalacją rozwiązania itd.)
- wprowadzanie zdarzeń typu: zadanie, notatka, mail, plik itp w powiązaniu z powiązanymi osobami lub firmami lub aktywnościami procesowymi
- obsługa skrzynki pocztowej
- obsługa kalendarzy użytkownika (lub kalendarza działu handlowego)
Dzięki powyższym funkcjonalnościm mamy możliwość ewidencjonowania docierających do nas informacji. Ale sama ewidencja danych w systemie nie jest wystarczające. Narzędzie jest tylko narzędziem. Istotne jest to w jaki sposób z niego korzystamy i jakie praktyki wypracowaliśmy.
W naszej organizacji wykorzystujemy to że działania procesowe (w Simpliz CRM) można skonfigurować w tzw procesy. Każdy proces z kolej posiada własne etapy wg których realizowane są prace. Mamy więc przykładowo procesy.:
- Proces dla klientów potrzebujących demo -> "Rejetracje demo"
- Proces dla klientów zapisujących się na akcję promocyjną -> "Kamplania dla APH"
- Proces odpowiadania na zapytania z formularza kontakt z naszej strony firmowej -> "Zapytania kontaktowe"
W naszej organizacji wypracowaliśmy taką praktykę, aby po każdym kontakcie z klientem (od razu po rozmowie lub jeszcze lepiej w trakcie jej trwania) wprowadzać kluczowe ustalenia, przebieg spotkania oraz następne planowane kroki do CRM. Dzięki takiemu podejściu unikamy sytuacji że zapominamy co razem ustaliliśmy, albo że nakładają się na siebie informacje z dwóch lub trzech spotkań, które odbyliśmy w ostatnim czasie.
Do własnych adnotacji wykorzystujemy notatki. Do planowania następnych kroków wykorzystujemy zadania z określeniem ich typu (np. spotkanie, mail, do zrobienia ...) z możliwością przypisania daty i osoby. Komunikację mailową i spotkania także opisujemy w odpowiednich miejscach systemu. Gdy wszystko mamy w ten sposób zanotowane to w naturalny sposób tworzy się historia kontaktów/interakcji z klientem.
W takiej sytuacji zostaje nam już tylko używanie tych informacji w dalszej pracy. Dzięki temu że Simpliz CRM w słownikach prezentuje wymagane kolejne działania to wystarczy nam już tylko systematyczne zaglądanie do kalendarza lub do nadchodzących zadań.
